Antes de migrar un programa de facturación, inventaría datos y dependencias, fija una fecha de corte, crea una copia recuperable, ensaya la importación y concilia el resultado contra el origen. El cambio solo debe cerrarse cuando documentos, saldos, numeración, adjuntos, permisos e integraciones hayan superado criterios de aceptación escritos.
Define qué significa una migración correcta
“Los datos están en el sistema nuevo” no es un criterio suficiente. Antes de exportar, acuerda qué debe continuar funcionando al día siguiente: consultar una factura antigua, cobrar un vencimiento, localizar un adjunto, emitir con la serie correcta, preparar una exportación para la asesoría o identificar quién puede ver cada empresa.
Recomendación: redacta una hoja de alcance con propietario, fecha, sistema origen, destino, empresas incluidas, periodo histórico, objetos que se trasladan y exclusiones justificadas. Añade la ventana máxima de parada, el punto de retorno y quién acepta el resultado. Si una decisión no figura ahí, aparecerá como urgencia durante el corte.
Haz un inventario de datos, documentos y conexiones
| Bloque | Qué revisar | Control de destino |
|---|---|---|
| Maestros | Clientes, proveedores, artículos, impuestos, formas de pago y cuentas | Conteos, identificadores, duplicados y campos obligatorios |
| Documentos | Presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y rectificativas | Serie, número, fecha, estado, líneas, impuestos y totales |
| Cobros y pagos | Vencimientos, importes parciales, conciliaciones y cuentas | Pendiente por tercero y total por periodo |
| Archivos | PDF, originales recibidos, contratos y otros adjuntos | Apertura, vínculo con el registro y muestra completa |
| Configuración | Series, plantillas, permisos, numeración y automatizaciones | Prueba funcional por empresa y perfil |
| Integraciones | Banco, tienda, CRM, correo, API, tareas programadas | Propietario, credencial renovada, prueba y monitorización |
No presupongas que todo debe importarse. En algunos proyectos conviene trasladar maestros, pendientes y un periodo operativo, manteniendo un archivo histórico consultable. En otros, la continuidad exige el historial completo. La elección depende de obligaciones de conservación, uso diario, calidad del origen, capacidad del destino y coste de validación; debe acordarse con los responsables contables, fiscales y técnicos.
Conserva una línea base antes de transformar
Genera una exportación del origen y una copia de seguridad coherente, incluye adjuntos y configuración, y registra fecha, versión y responsable. Protege esa línea base contra cambios accidentales. Una copia no está validada solo porque exista: la guía de INCIBE insiste en planificar las copias y comprobar la recuperación.
- La exportación se abre y los ficheros tienen una codificación identificada.
- Los adjuntos se corresponden con los registros que los referencian.
- Los conteos y totales de control se guardan antes de limpiar datos.
- La copia se restaura en un entorno aislado y se documenta el resultado.
- El acceso a copias y credenciales queda limitado y registrado.
- El sistema origen permanecerá disponible en modo consulta durante el plazo acordado.
Hecho: las reglas españolas sobre sistemas informáticos de facturación protegen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros dentro de su ámbito. Explicación: una migración no debe usarse para “arreglar” documentos emitidos reescribiendo su historia. Las correcciones deben seguir el procedimiento que corresponda y conservar evidencia del origen. Consulta el caso concreto con tu asesoría y la documentación vigente de la Agencia Tributaria.
Perfila y mapea antes de importar
El origen y el destino rara vez llaman igual a todos los campos. Crea un diccionario de transformación: campo original, campo destino, tipo, formato, regla, valor por defecto y tratamiento del error. Decide expresamente cómo representar identificadores fiscales, países, decimales, fechas, series y estados. No rellenes un dato obligatorio con un valor inventado para que la importación “pase”.
Clasifica los problemas de calidad
- Corregible con regla: espacios, mayúsculas, formato de fecha o equivalencia documentada.
- Requiere decisión: dos clientes probablemente duplicados o un impuesto sin correspondencia inequívoca.
- No migrable todavía: registro sin clave, documento corrupto o relación imposible de reconstruir.
- Excluido: elemento fuera del alcance con justificación y forma de consulta definida.
Guarda los errores en un informe reproducible. Editar celdas manualmente sin dejar rastro impide repetir la carga y explicar diferencias. Si el volumen lo permite, automatiza transformaciones deterministas y revisa por separado las excepciones.
Ensaya la carga completa y concilia
Una muestra ayuda a descubrir formatos, pero no revela todas las relaciones ni los casos extremos. Ejecuta al menos un ensayo completo en un entorno que no sea producción. Cronometra exportación, transformación, importación y controles: esa duración permitirá fijar una ventana de corte realista.
| Control | Comparación | Criterio de aceptación |
|---|---|---|
| Integridad | Registros origen, cargados, rechazados y excluidos | La diferencia está explicada uno a uno o por regla aprobada |
| Importes | Bases, impuestos y totales por empresa, serie y periodo | Coincidencia o desviación documentada y aceptada |
| Pendientes | Cobros y pagos abiertos por tercero y vencimiento | Saldo operativo utilizable el día de arranque |
| Trazabilidad | Muestra de originales, relaciones y rectificaciones | Consulta y vínculo correctos |
| Acceso | Prueba con cada perfil | Cada usuario ve y modifica solo lo previsto |
Pide a usuarios reales que ejecuten tareas: buscar una factura histórica, emitir un documento de prueba, registrar un cobro, obtener un informe y exportar información. La validación técnica de filas no demuestra que el proceso operativo funcione.
Prepara el corte y un retorno posible
- Comunica cuándo deja de admitirse información en el origen.
- Realiza exportación final y repite el proceso ensayado, sin improvisar reglas.
- Ejecuta controles automáticos y revisiones de negocio.
- Activa usuarios e integraciones por etapas; renueva credenciales cuando proceda.
- Registra la aceptación o activa el retorno si falla un criterio crítico.
- Mantén soporte reforzado y una lista única de incidencias durante los primeros ciclos.
El plan de retorno debe indicar hasta qué momento es viable, qué datos se perderían o habría que replicar y quién toma la decisión. Mantener ambos sistemas editables durante días suele crear dos verdades incompatibles; si se necesita consulta histórica, deja el origen sin escritura y señalízalo claramente.
Si el destino es FacturaScripts
FacturaScripts es un proyecto de software libre de un tercero; FactuZen no es su propietario ni debe presentarse como servicio oficial del proyecto. Antes de una migración a FacturaScripts, identifica la versión del núcleo, motor de base de datos, plugins y licencias implicadas. El sitio del proyecto aclara que el núcleo y los plugins tienen ciclos y licencias independientes, por lo que la compatibilidad debe comprobarse para la combinación concreta.
No des por hecho que una extensión importa todos tus objetos o conserva cualquier personalización. Prueba campos, relaciones y documentos con la versión de destino. Si además habrá conectores, aplica la lista de la guía sobre plugins e integraciones. Para requisitos de infraestructura, consulta hosting para FacturaScripts.
Fuentes oficiales y primarias consultadas
- Agencia Tributaria: aclaraciones a dudas de desarrolladores sobre sistemas informáticos de facturación (PDF; consulta: 11 de agosto de 2026).
- INCIBE: guía de copias de seguridad para empresas (PDF; consulta: 11 de agosto de 2026).
- Proyecto FacturaScripts: descarga, código fuente, licencia y consideración independiente de plugins (consulta: 11 de agosto de 2026).